Muchas personas piensan que aplicar la teoría de administración de recursos humanos es solo para empresas grandes y complicadas, sin embargo veremos que aplicar las teoría con todos sus subsistemas no es algo difícil de aplicar a las pequeñas y medianas empresas. Por esta razón en el presente artículo se presentan ejemplo de cómo aplicar la teoría de recursos humanos a las pequeñas empresas en los subsistemas de administración, provisión y mantenimiento de recursos humanos, la parte del control la analizaremos en provisión.

Administración de recursos humanos

La empresas pequeñas deben ver por conveniente adoptar el modelo “Consultivo” debido a que este modelo tiende al lado participativo que hacia el autoritario e impositivo. Representa una moderación gradual de la arbitrariedad organizacional. Se consideró óptimo este modelo porque se desea crear una empresa donde exista orden y responsabilidad sin dejar de lado las opiniones de los empleados. Para diseñar el organigrama se debe utilizar el criterio de “departamentalización por función empresarial” donde la agrupación de actividades esta de acuerdo con las funciones de una empresa. Las funciones empresariales básicas son la producción, comercialización y finanzas. Este tipo de departamentalización principalmente cuenta con medios para un control desde la cima y sigue el principio de especialización, además que la responsabilidad se concentra en cima.

Provisión de recursos humanos

El subsistema de provisión de recursos humanos se relaciona con el suministro de personas a la organización. Para crear un proceso de provisión, se debe entender como funciona el ambiente en que está inmersa la organización, dentro de este se deben analizar factores como el mercado de recursos humanos y el mercado laboral

- El ambiente organizacional.- Todas las empresas operan junto con las organizaciones del ambiente, como se ve en un el plan estratégico las variables del macroambiente organizacional PESTAL en el entorno lationoamericano fueron calificados como una amenaza al igual que cada sector industrial. En la mayoría de las ciudades pequeñas de Latinoamérica El mercado laboral es pequeño en comparación con la cantidad de mano de obra que se tiene en cada ciudad. La administración de las empresas debe tener en cuanta la cantidad de jóvenes de 19 a 25 años que están en la universidad es de 55%, lo que explica la escasez de puestos de trabajo para profesionales.

Por lo tanto se puede concluir que la oferta laboral es menor que la demanda, lo que implica que la empresa adopte las siguientes políticas en recursos humanos:

• Baja inversión en reclutamiento.

• Criterios de selección más rígidos y rigurosos para aprovechar la abundancia de candidatos.

• Bajas inversiones en capacitación porque se puede aprovechar candidatos capacitados.

• Énfasis en el reclutamiento externo como medio para mejorar el potencial humano.

El mercado de recursos humanos está conformado por el conjunto de individuos aptos para el trabajo (PEA), en un determinado lugar y época, es decir el conjunto de personas empleadas y desempleadas.

- Reclutamiento de personal.- Este proceso tiene tres etapas: investigación interna sobre necesidades, investigación externa del mercado y definición de las técnicas de reclutamiento. A continuación se explica cada una de ellas.

• Investigación interna.- Dentro la organización se necesita un administrador que se encargue de dirigir al personal y las finanzas de la empresa, según las estrategias planeadas la empresa necesita gente que produzca que trabajan en el local preparando los productos o servicios, atención al cliente que trabajaran en la empresa atendiendo a las personas que vayan a consumir los productos o servicios, un encargado de pedidos que se encarga de recibir los pedidos y organizar la base de datos de clientes, distribuidores a los cuales se les asignará una movilidades para que lleven los alimentos dentro del área establecida, un asesor legal que se lo contratará cada vez que se requiera trámites y acciones legales

• Investigación externa.- Según el entorno que nos rodea la investigación externa será abierta a la ciudad donde se emplaza la empresa, pero la administración debe priorizar a los recursos humanos que viven el área.

- Técnicas de reclutamiento.- La empresa utilizó un reclutamiento mixto, donde se aplica el reclutamiento interno donde se ve cuando una vacante vacía puede ser llenada por otro miembro de la organización, y el reclutamiento externo donde se buscará recursos humanos nuevos. En las empresas se utilizará mas el reclutamiento externo, ya que existe una amplia oferta laboral que nos permite buscar los recursos humanos más idóneos a la administración. Además que no existen muchos niveles jerárquicos en el organigrama de la empresa.

- Selección de personal.- Para la selección de personal se estableció el siguiente modelo:

• Necesidad de mano de obra.- La administración debe determinar cuando es necesario un recurso humano y en que departamento, puede ser cuando existan nuevas necesidades de la empresa por expansión o cuando salga un recurso humano y se busque su reemplazo.

• Divulgación.- Para divulgar esta necesidad se publicará un anuncio en el periódico local, este anuncio se publicará durante los primeros cuatro días de la semana que dure la selección. También se pondrá un aviso en la empresa para llamar la atención a lo habitantes del área.

• Recepción de candidatos.- Los candidatos serán recibidos en instalaciones de la empresa en horarios matutinos hasta el día sábado siguiente.

• Selección inicial.- Se verificará la hoja de vida de cada candidato, constando que cuente con los requisitos especificados en los anuncios. Se tomará en cuenta a primera vista la higiene y presentación del candidato, en esta etapa se seleccionará a una cantidad de posibles contratados.

• Entrevista y pruebas.- En la entrevista se realizarán preguntas para determinar el desenvolvimiento del candidato (la experiencia que tuvo, que lo incita a trabajar en ese cargo, cuales son su objetivos, expectativa salarial) además de aplicar pruebas y el trato con los clientes, en esta parte de la selección se omitirán a la mayoría de los individuos.

• Examen médico.- Debido a que uno de los pilares de las empresas es la higiene y seguridad se realizará una revisión médica a cada candidato para sacar su licencia de salubridad expedida en cualquier hostpital, si el candidato cuenta con una enfermedad seria será apartado de la selección.

• Selección.- La administración elegirá a los recursos humanos más idóneo para el cargo a desempeñar. El proceso durara 10 días. (siete días para entrevistar a los candidatos y tres días para probarlos a los aceptados y recurrir al examen médico).

Aplicación de recursos humanos

En esta etapa la empresa ve los primeros pasos de los individuos para acoplarse a la empresa, para esto debemos describir los cargos de la empresa, con el manual de procesos correspondiente, además de los criterios para evaluar a los recursos humanos que ingresan en la empresa.

- Diseño de cargos.- Los cargos que ofrecen las empresas son los siguientes (esta parte es un ejemplo que se puede adecuar a la mayoría de las empresas):

• Administrador.- Es el cargo de mayor jerarquía dentro la empresa, el administrador debe encargarse de coordinar (administración de recursos) a todos los recursos humanos para cumplir todos los procesos que la empresa ofrece a los clientes, además es encargado del reclutamiento de personal, planes de comunicación y el constante análisis del mercado. Por otro lado es el encargado de las finanzas en la empresa, controlando el ingreso de dinero mediante la venta de fichas en la venta a medio día y en la noche además de cobrar el dinero a los distribuidores de sus ventas a domicilio/empresa y realizar los estados financieros.

• Producción.- Son los encargados de preparar los productos en la empresa, estos también deben preparar los pedidos que se realizan por teléfono y entregar los mismos al encargado de pedidos para la venta a domicilio.

• Atención al cliente/mantenimiento.- Son los encargados de servir al cliente en la empresa, manteniendo el local constantemente limpio, son tres los individuos que trabajan en esta área, con diferentes funciones.

• Encargado de pedidos.- El individuo que ocupe este cargo es el encargado de recibir las llamadas telefónicas de la venta de productos a domicilio, también debe ayudar en el embalado de los productos a producción. Este individuo debe mantener una base de datos actualizada de los clientes que piden a domicilio/empresa.

• Distribuidores.- Los distribuidores son los encargados de llevar los pedidos a los domicilios y las empresas además de cobrar a los consumidores que requieren el servicio, deben contar con una licencia de conducir y tener garantías para la entrega de vehículos.

• Asesor jurídico.- Este individuo debe ser abogado y es un “staff” de la empresa, se encarga de los trámites legales que la empresa requiera y el asesoramiento en cuestiones legales si es que requiere la empresa. Solo se contrata eventualmente cuando se debe realizar alguna acción legal.

Una vez que se determine todo el equipo, se procederá a tres días de entrenamiento de todos los empleados para que cada individuo realice los procedimientos efectivamente, con flexibilidad para cambiar algunos puntos de los procesos.

- Evaluación del desempeño.- De acuerdo a la política de recursos humanos de la empresa, la responsabilidad por la evaluación del desempeño humano se le atribuye al empleado y el gerente, para reducir el estado de tensión y aflicción de los individuos. Esta evaluación se realiza por la administración al concluir los días de prueba de cada individuo y cada seis meses para determinar si el recurso humano debe permanecer en la empresa, salir de la empresa o mejorar algunos campos en el desarrollo personal o individual.

Por un lado el gerente evalúa el desempeño del personal con el método de escalas gráficas donde se toma en cuenta la producción, la calidad, el conocimiento del trabajo y la cooperación en el desempeño de su función. En las características individuales se toma en cuenta la compresión de situaciones, la creatividad, capacidad de realización y su presentación personal.

Por otro lado la empresa dejará que el empleado responda por su desempeño y realice su auto evaluación, tomando en cuenta los mismos parámetros que el gerente. Esta auto evaluación se realiza en presencia del gerente donde el empleado indica los motivos de su puntaje decidido, el gerente no puede cuestionar los resultados del individuo pero si pedir explicaciones para tener una visión más profunda de las habilidades y defectos del empleado.

Una vez terminada ambas evaluaciones se determina una media para cada individuo y así obtenemos su evaluación semestral.

Mantenimiento de recursos humanos

En esta parte de la administración de recursos humanos se busca una serie de cuidados especiales para que los individuos se mantengan motivados y seguros en la empresa, y de este modo su trabajo sea más eficiente. El subsistema de mantenimiento define los sistemas de compensaciones, beneficios sociales y la seguridad que se brinda a los clientes internos.

- Compensación.- Existen varias maneras de determinar y administrar sistemas de pago, la que utiliza la empresa es el “método de jerarquización (Job ranking)” Primero se aplicó la definición previa de los límites superior e inferior de la jerarquización, basado en los criterios de: Espíritu analítico, creatividad, potencial intelectual, habilidad manual, esfuerzo físico y requerimiento de experiencia. Posteriormente se asignó los salarios a cada cargo.

- Beneficios sociales.- La ley en la mayoría de los países latinoamericanos tiene los siguientes beneficios sociales: En caso de producirse el despido del trabajador, el empleador deberá cancelar en el plazo impostergable de quince (15) días calendario el finiquito correspondiente a sueldos devengados, indemnización y todos los derechos que correspondan; pasado el plazo indicado y para efectos de mantenimiento de valor correspondiente, el pago de dicho monto será calculado y actualizado con base en la variación de la Unidad de Fomento a la Vivienda (UFV) desde la fecha de despido del trabajador asalariado hasta el día anterior a la fecha en que se realice el pago del finiquito. Cada fin de mes se debe descontar 12.21% del total ganado, como aporte al fondo de pensiones (AFP). Además el empleador debe aprovisionar 16.66% mensual para la indemnización y el aguinaldo que debe ser controlado por la administración:

• El administrador debe controlar que los trabajadores no se presenten bajo influencia de bebidas alcohólicas.

• El administrador debe controlar que los trabajadores no duerman en las instalaciones de la empresa.

• La edificación y cualquier reforma a la misma deben mantener 3 metros de altura.

• La capacidad del local de la empresa con respecto al número de clientes es de 90 personas.

• Todas las ventanas de la empresa cuentan con malla milimétrica y reja de seguridad.

• El local debe contar mínimamente con un foco ulix por cada 3 mesas, tres focos en la cocina, uno en el garaje y uno en cada baño y depósito del local.

• La empresa debe contar con un extractor de aire en la cocina y un sistema de ventilación y aire acondicionado en el área de los clientes.

• La empresa contará mínimamente con un extintor en la cocina, un extintor en el área de los comensales y uno en el garaje.

• La empresa debe contar con una puerta de escape.

• En la cocina siempre deberá estar presente un empleado de la empresa a no ser que todos los equipos y cocinas se encuentren completamente apagados.

• Queda terminantemente prohibido fumar en el área de cocina.

• Los baños deben estar equipados totalmente y deben ser aseados al menos dos veces por día.

• Los trabajadores deben estar sin joyas, completamente aseados y con el cabello recogido con gorro de protección cuando inicien sus labores.

- Desarrollo de recursos humanos.- El subsistema de desarrollo de recursos humanos se refiere al entrenamiento y desarrollo personal de los mismos para un desempeño eficiente dentro la organización.

“El entrenamiento es un medio para lograr un desempeño adecuado en el cargo” (CHIAVENATO 2000: 555). La empresa aplicará dos tipos de entrenamiento. El primero es cuando el recurso humano es nuevo en la empresa y debe aprender como dirigirse dentro la empresa, y el segundo es cuando surjan nuevos proyectos en la empresa y requiera capacitación a los recursos humano. De ambos se encarga la administración

Entrenamiento a nuevos individuos

Actividad Desarrollo

¿A quien debe entrenarse? Individuo nuevo en la empresa

¿Quién es el entrenador? Administrador (Dueño de la empresa)

Acerca de qué entrenar Procedimientos en la empresa

¿Donde entrenar? Empresa

¿Cómo entrenar? Mediante indicaciones del entrenador y con una guía escrita

¿Cuándo entrenar? Cada vez que exista un nuevo individuo, durante las mañanas y durante su trabajo

¿Cuánto entrenar? Durante 3 días. (en caso de que no aprenda buscar otro individuo)

¿Para qué entrenar? Para lograr el desempeño buscado por la empresa y la administración

Entrenamiento a individuos dentro la empresa

Actividad Desarrollo

¿A quien debe entrenarse? Individuo que ya trabajan en la empresa

¿Quién es el entrenador? Administrador (Dueño de la empresa)

Acerca de qué entrenar Nuevos platos o expansión de actividades de la empresa

¿Donde entrenar? Empresa

¿Cómo entrenar? Mediante indicaciones del entrenador y con una guía escrita desarrollada antes del análisis semestral

¿Cuándo entrenar? Cada vez que la empresa decida expandir actividades o ampliar la cartera de productos.

¿Cuánto entrenar? Durante 2 días

¿Para qué entrenar? Para lograr el desempeño buscado por la empresa y la administración