SAP A.G. Es el proveedor más importante de Europa para microcomputadoras IBM y líder en paquetes de software para ambientes cliente/servidor. SAP vende aplicaciones de software integrado para una amplia gama de funciones de negocios como ser en recursos humanos, administración, área financiera, manufactura, etc. Automatizando los procesos de negocios

Los programas vienen en diferentes idiomas (nueve), además se pueden adaptar a las monedas, leyes fiscales y prácticas de contabilidad de acuerdo a las necesidades del cliente dependiendo el país en que se encuentre. SAP tiene dos versiones, el R2 que es para microcomputadoras y el R3 que corre en un ambiente cliente/servidor. El software de SAP (estándar) puede ser adaptado con un sobrecosto del 10% aproximado. Lo que hace a este como un producto apetecible en el mercado.

EL sistema R3 permitió a empresas como Royal LePage Estate Service Ltd. Reducir sus costos, tiempo de programación y desarrollo de sistemas de forma significativa y en un tiempo relativamente corto. Kodak al implementar el sistema R3 redujo en 70% el tiempo de entrega de productos.

Los problemas del software SAP surgen en la etapa de conversión y producción y mantenimiento, ya que se toman hasta tres años en el proceso de instalación y un mal servicio de soporte del producto. Al ser un sistema tan complejo, existe una carencia de expertos en el sistema, además a estos se los llama solucionadotes de problemas antes que expertos consultores, percepción de varias empresas americanas. Para enmendar este déficit SAP construyó instalaciones mundiales para capacitar a los consultores y así incrementar el número de consultores calificados.

1.- La administración SAP no estableció metas ni objetivos claros para duplicar sus ventas, simplemente decidió realizar una persecución agresiva a corporaciones norteamericanas ya que muchas de ellas son consideradas de las más grandes del mundo.

La carencia de un plan de negocios que le permita ser una guía y estar prevenido para cualquier cambio en el entorno ya sea micro o macro, hizo que los consultores escasearan y el tiempo de instalación aumente creando incertidumbre en el ambiente.

Si bien el sistema es muy apetecido y puede existir un crecimiento acelerado en el mercado, el sistema de apoyo esta cada vez en mayores problemas y esto hace que el crecimiento no sea como se planificó, sin embargo tras las medidas tomadas respecto a la capacitación de consultores en un tiempo corto se podría recuperar el mercado y aplacar la incertidumbre.

2.- Las ventajas de los paquetes de aplicación de SAP son:

Los módulos de software están integrados de manera que se puede compartir automáticamente datos entre computadoras.

Los programas viene en diferentes idiomas dependiendo la computadora que se tenga.

Los programas son fáciles de adaptar a monedas, leyes, prácticas contables multinacionales, etc.

El software es fácil de enlazar a divisiones y unidades operativas alrededor del mundo

Los paquetes incluyen aplicaciones para computadoras en contabilidad financiera, planeación de productos, ventas, distribución, contabilidad de costos, costeo de pedidos, administración de materiales, activos fijos, recursos humanos, control de calidad, mantenimiento de plantas y de planeación de proyectos.

Minimiza el tráfico de redes.

Las desventajas de los paquetes de aplicación de SAP son:

Características intrincadas y sofisticadas del software del SAP.

Ante cualquier dificultad se necesita de un experto para la solución del problema.

El sistema es muy complejo y se requieren muchos conocimientos para manejarlo.

3. Teniendo en cuenta las ventajas y desventajas planteadas anteriormente sobre otros programas también se pueden analizar las fuerzas y debilidades de los paquetes de software.

Entre las fuerzas se pueden encontrar las siguientes:

El software es compatible con la mayoría de los sistemas operativos y computadoras que existen en el mercado.

El software es flexible y puede ser adaptado a diferentes requerimientos de los clientes sin incurrir en costos altos.

Los requerimientos en términos de hardware y capacidad de los equipos no son grandes y el software puede correr con hardware pequeño y barato.

El software puede correr en diferentes computadoras alrededor del mundo y enlazar a todos

Alta fluidez y capacidad de procesamiento de datos e información.

El software permite minimizar el tráfico de redes ya que puede ser particionado para correr en máquinas distintas colocando datos donde los usuarios lo necesiten.

Las debilidades que presentan los paquetes son las siguientes

El tiempo requerido para la implementación del software es demasiado elevado, desde uno hasta tres años.

El software presenta complejidades y metodologías difíciles de entender y que toman mucho tiempo para que se logre una comprensión total del mismo.

El tiempo necesario para que el usuario final pueda tener fluidez en el manejo del software es de hasta 16 semanas, esto solamente en capacitación.

Actualmente existen pocos consultores con el conocimiento adecuado del software y los que existen muchas veces sólo conocen el funcionamiento del mismo pero no están capacitados para apoyar a las empresas en como integrarlo o utilizarlo de mejor manera en el negocio que se este analizando.

4. Antes de decidir si como empresa se debería utilizar este software primeramente se deben conocer los requerimientos que tiene la empresa. En esto se debe hacer un análisis de lo que se quiere lograr con la implementación del sistema y cuales son las operaciones que se desean mejorar. Teniendo esto en cuenta es fundamental tener en cuenta el tipo de empresa, la estructura, el tamaño de la empresa, las relaciones que existe entre las distintas áreas y unidades operativas, etc.

Teniendo una visión más general de la organización se pueden empezar a analizar posteriormente los recursos con los que cuenta actualmente la empresa, el presupuesto disponible para la implementación del sistema, el nivel de conocimientos de sus empleados y principalmente de los usuarios más regulares del software.

Anteriormente ya se identificaron las ventajas y desventajas como también las fuerzas y debilidades de SAP. Tomando estas en cuenta el hecho de utilizar o no este sistema puede depender de muchos factores. Algunos de estos factores serían si la empresa cuenta con el tiempo requerido para implementarlo o requiere uno que se implemente en menor tiempo. Por otro lado se debe conocer si la empresa opera en diversos países con diferentes leyes, idiomas, monedas y otros. También es necesario conocer la disponibilidad de consultores en los lugares que opera la empresa que puedan solucionar problemas que puedan surgir y si se puede llegar a adquirir los conocimientos necesarios para su implantación.

Con esto dicho se seleccionaría este paquete bajo una serie de condiciones como ser si la empresa opera en muchos países con diferentes leyes y prácticas, si la empresa cuenta con el tiempo necesario para su implementación, si se puede conseguir el apoyo necesario en términos de mantenimiento y solución de problemas y si la empresa requiere un sistema totalmente integrado en todas sus unidades. En general el software trae muchas ventajas y ha proporcionado una mejora significativa a las operaciones de muchas empresas. Por esta razón valdría la pena que se implemente este sistema siempre y cuando se den las condiciones anteriores en su mayoría. Si estas no se cumplen o el software es demasiado complicado para la empresa se buscarían otras alternativas.